Visiativ Process: Schriftarten richtig verwalten

1. Problemstellung

Die Visiativ Process-Anwendung wird mit einem Connector für die Dokumentenbewertung bereitgestellt. Dieser ermöglicht es, aus einem Prozessdokument eine Word- oder PDF-Datei aus einer Vorlage im Word-Format zu generieren. Dadurch können die in einem Prozessdokument enthaltenen Informationen in einer Datei mit kontrolliertem Layout (Formatierung, Integration von Logos etc.) fixiert werden, die dann ausserhalb des Unternehmens weitergegeben werden kann.

Beispiel für eine Dokumentvorlage, die eine bestimmte Schriftart verwendet

Beispieldatei, die vom Bewertungsconnector erzeugt wurde. Die ursprüngliche Schriftart wurde durch die Schriftart Arial ersetzt.

In diesem Technical Tip erfahren Sie, wie Sie Ihre Word-Dokumentvorlagen so aufbauen, dass dieses Problem nicht auftritt.

2. Funktionsweise des Dokumentberwertungs-Connectors

Der Dokumentenbewertungs-Connector funktioniert folgendermassen:

Sie modellieren ein Dokument im Word-Format und integrieren darin Lesezeichen oder Merge-Felder, die durch die Werte Ihres Prozessdokuments ersetzt werden. Dieses Musterdokument wird dann in einem Dokumentenbereich des Portals gespeichert.
In Ihrem Prozessdiagramm fügen Sie auf einer Aktion in einem Schritt den Connector für die Dokumentenbewertung hinzu. Sie müssen ihm mitteilen, wo sich Ihre Vorlagendatei befindet und wo die erzeugte Ausgabedatei gespeichert werden soll (typischerweise in einem Anlagenfeld Ihres Prozesses).

Wenn Ihr Connector aktiviert wird, wird eine Verarbeitung auf dem Applikationsserver Visiativ Process ausgeführt. Die Word-Datei der Vorlage wird abgerufen, Lesezeichen oder Merge-Felder werden durch ihre Werte ersetzt, und das Ergebnis wird in einer Word- oder PDF-Datei gespeichert. Es ist wichtig zu verstehen, dass diese gesamte Verarbeitung auf der Serverseite stattfindet.

Die Softwarebibliothek Aspose.Words for Java, die in Visiativ Process eingebettet ist, wird zur Bearbeitung von Word-Dokumenten verwendet.

In ihrer internen Struktur enthält Ihre Word-Datei (im Format .docx) den gesamten Text Ihres Dokuments, aber auch die Definitionen der verwendeten Formatierungen (Ränder, Farben, Textgrösse, verwendete Schriftarten, etc…). Es kann sein, dass Sie in Ihrer Word-Dokumentvorlage, die Sie von Ihrem Arbeitsplatz aus erstellt haben, eine Schriftart verwendet haben, die auf dem Betriebssystem Ihres Visiativ Process-Servers nicht vorhanden ist.

Wenn die Aspose-Bibliothek Ihre Word-Datei manipuliert, wird sie für jede Schriftart, die in Ihrem Dokument verwendet wird, versuchen:

Genau diese Schriftart auf dem Betriebssystem des Servers zu finden.
Wenn die Schriftart nicht gefunden wurde, wird auf dem Server-Betriebssystem nach einer Schriftart aus der gleichen Familie gesucht (Beispiel: Wenn Arial Black verwendet, aber nicht gefunden wurde, wird dann nach der Schriftart Arial gesucht).
Wenn noch keine Schriftart gefunden werden konnte, wird die Schriftart in den im Word-Dokument eingebetteten Schriftarten gesucht.
Als allerletztes wird eine Ersatzschriftart verwendet.

Der gesamte Mechanismus wird in diesem Artikel der offiziellen Aspose-Dokumentation ausführlich beschrieben.

3. Lösung des Problems

Wie wir gesehen haben, ist die Erzeugung eines Dokuments mit falschen Schriftarten durch den Connector für die Dokumentenbewertung darauf beschränkt, wenn die Schriftarten auf dem Betriebssystem des Servers nicht vorhanden sind.

Um gegen diesen Nebeneffekt der Ausführungsumgebung gewappnet zu sein, kann man seine Dokumentvorlagen im Word-Format erstellen, indem man alle verwendeten Schriftarten in die docx-Datei selbst einbettet. Selbst wenn diese Schriftarten auf dem Server, auf dem Visiativ Process läuft, nicht vorhanden sind, verwendet die Aspose-Bibliothek die eingebetteten Schriftarten.

Um die Schriften in Ihre Vorlage einzubetten, gehen Sie, bevor Sie Ihr Dokument in Word speichern, in die Optionen:

Aktivieren Sie im Menü “Speichern” unter dem Abschnitt “Genauigkeit beim Teilen dieses Dokuments beibehalten” die Option “Schriftarten in die Datei einbetten“.

Speichern Sie dann das Word-Dokument auf Ihrem Arbeitsplatzrechner. Sie werden feststellen, dass sich die Grösse der Datei erhöht hat, da die docx-Datei nun die verwendeten Schriftarten enthält. Laden Sie Ihre neue Vorlage in den Dokumentationsbereich von Visiativ Process hoch, um die alte Datei zu ersetzen.

Sobald der Dokumentenverwertungs-Connector ausgeführt wird, werden Ihre Schriftarten in der Datei beibehalten.